飲食店の「宴会や貸切の相談が来ない」
をWebサイトで解決する方法

貸切を受けているのに、何名から貸切になるのかを書いていない店があります。幹事は電話で聞く前に、書いてある店から順に見ていきます。聞かないと分からない店は後回しになります。

「15名様から」のように、自店の数字で書きます。人数は席数と個室の作りで変わります。フロアだけの貸切と店舗をまるごと使う貸切で条件が違うなら、分けて書きます。

曜日と時間の線引きも同じです。金曜の夜は受けない、日曜は昼のみ。先に出しておくと、条件の合わない相談で互いの時間を使わずに済み、断る手間も減ります。

少人数の個室しか無い店は「貸切は承っておりません」と書きます。何も書いていない状態では幹事が判断できず、席の使い方に合わない相談だけが電話で入ってきます。

総額。一人あたりの金額だけでなく、税とサービス料を含めた形で出します。幹事は先に集める金額を決めて、参加する人へ伝える必要があります。端数が出ると集めにくくなります。

時間。何時から何時までか、延長を受けるか。二次会の店を押さえる都合があるので、終わりの時刻がはっきりしないと、その日の予定を組み立てられません。

飲み放題の中身。銘柄まで書いてある店は比べやすくなります。生ビールが付くのか、日本酒はどこまでか、ノンアルコールに何があるか。飲まない方の分もここで見られています。

キャンセルの期限と支払いの方法。何日前まで人数を動かせるか、当日に減った分をどう扱うか。ここを曖昧にしたまま受けると、精算の場でもめることになります。

会社の宴会を任された幹事は、請求書で払えるかどうかで店を絞ります。後日の振込を受けるのか、当日の精算だけなのか、締め日はいつかまで書いておきます。

領収書の宛名と但し書きをその場で出せるかも見られています。当日に慌てないよう、予約を受けたときの確認項目へ宛名と枚数を入れます。分割の会計も同じです。

書く面は、シーンごとに分けます。忘年会、歓送迎会、法事の会食、同窓会。同じ宴会という言葉でも、幹事が気にする点と、当日に必要なものが違います。

法事なら静かな個室と献立の相談、歓送迎会なら花束や色紙を預かれるか。求められることが違うので、一枚にまとめず、シーンごとに面を分けて書きます。

幹事は何軒かを並べて見ています。総額、席の形、行きやすさ。同じ物差しで並べられない店は、比べる表から先に外れます。

席の形は、写真より配置で伝わります。長いテーブルでつながるのか、島に分かれるのか。上座がどこになるかは、会社の宴会では気にされます。

行きやすさは、駅からの分数だけではありません。雨に濡れずに来られるか、大きな荷物を置けるか。冬の宴会ではコートの置き場も見られます。

料理の中身は、コース名と写真だけでは比べられません。品数と、締めが何かを書きます。食べられないものへの対応も、いつまでに伝えればよいかを添えて書きます。

会社の宴会では、幹事が先に下見へ来ることがあります。声をかけられたら席まで通して、実際の広さを立って見てもらいます。

見られるのは、席の間隔と、いちばん端の席から前が見えるかです。挨拶や乾杯があるので、話す人の位置から全体を見渡せるかを確かめられます。

音の通りも見られています。隣の卓の声がどれくらい入るか、マイクが要るか。使える機材があるなら、その場で音を出して聞いてもらいます。

トイレの数と場所、喫煙のできる場所も聞かれます。案内できるよう、店の側でも一度その順路を歩いて確かめておきます。

宴会は当日に人数が動きます。減ったときにどこまで金額を引くのか、何時間前までなら受けるのかを、予約の時点で書面にして渡します。

増える側も決めておきます。席と料理をどこまで足せるかを先に伝えておくと、当日に断る場面で言葉に詰まりません。

幹事は、集めた金額と請求の差を自分で埋めることを心配しています。人数を確定させる時刻を決めて、その時刻で締めることを伝えます。

決めた内容は口頭で終わらせません。予約の控えに書いて渡し、店にも同じものを残します。当日に出る話の多くは、ここで先に片づきます。

幹事が店を探すのは、開く日のかなり前です。日取りと人数を先に決めてから、条件の合う店を探します。開く月になってから面を出しても、その時期には間に合いません。

いつ出すかは、去年の台帳から決めます。宴会の相談が入っていた日付を拾えば、探し始める時期が分かります。その手前に出しておきます。

先に伝えるのは、去年その店で開いた幹事です。同じ方が今年も任されていることがあります。名刺や予約の控えに連絡先が残っていれば、そこから声をかけられます。

面に載せる写真は、前の季節のうちに撮っておきます。宴会の日の店の様子は、その季節にしか撮れません。空いた店内を後から撮っても、当日の景色にはなりません。

宴会は、席が空いていれば受けられるというものではありません。同じ時刻に出せる料理の量で決まります。厨房が出し切れる組数を先に数えます。

開始の時刻をずらす手もあります。同じ日に2組を受けるなら、前の組の終わりと後の組の始まりが重ならないよう、時間を決めて予約の控えに書きます。

通常のお客様の席をどれだけ残すかも決めます。全部を宴会に回すと、その日に来られた常連の方をお断りすることになります。

受けられない日は、先に閉じておきます。相談が来てから断ると、幹事はその都度、日程を組み直すことになります。閉じる日は、仕込みと人手の都合から先に決めます。