飲食店の「Web予約ができない」
をWebサイトで解決する方法

電話は、受話器を取れる人がいる時間にしかつながりません。仕込みの最中も、席が埋まっている最中も、手は空いていません。かけた側からは、混んでいるのか、定休日なのか、番号が変わったのかが分かりません。分からないまま切った人は、次の候補に移ります。

予約を決める場面は、店の営業時間とは別に動きます。仕事を終えてから探す人、休みの日に来週の予定を立てる人、当日に人数が変わって席を取り直す人。こういう探され方を想定して、電話以外の受け口をひとつ足しておきます。

電話をやめる話ではありません。常連の方も、年配のお客様も、これまでどおり電話でかけてきます。足すのは、その電話に出られない時間の受け皿です。

予約フォームは、項目が増えるほど途中で閉じられます。飲食店で最初に要るのは、日付、時間、人数、お名前、連絡先の5つです。この5つがあれば、店の側で席を押さえられます。

コースの指定、席の希望、アレルギーの相談、記念日かどうか。これらは任意の欄にして、後ろにまとめます。必須にすると、まだ決めていない人がそこで止まります。

確定なのか、仮受付なのか。これを送信ボタンの近くに書いておくことも要ります。「送信しました」とだけ出る画面では、席が取れたのかどうかが分からず、結局その足で電話がかかってきます。

予約台帳や外部の予約サービスをすでに入れている店で、サイトに別の予約機能を足すと、席の管理先が2つになります。同じ卓に二重で予約が入ったとき、当日に困るのはお店です。

その場合、サイト側は入口だけを持ち、席の確定はいまお使いの台帳で取る形にします。どちらを台帳の正とするかを、作る前に決めます。

台帳を持っていない店では、届いた予約をメールとLINEのどちらで受け取るかを先に決めます。受け取ったことに気づかないまま当日を迎える形にしないためです。

公開の日から見るのは、フォームから届いた件数と、その届いた時刻です。電話に出られない時間の受け皿として働いているかどうかは、そこに出ます。

もうひとつは、入力の途中で止まっている欄です。同じ欄で止まっているなら、任意に落とすか、聞き方を変えます。

件数がどう動くかは、業態と立地と席数で変わります。こちらから数字はお約束できません。見るのは、受け口が塞がっていないかどうかまでです。

受け口が2つになると、同じ時間帯の同じ卓を、両方から押さえられることがあります。防ぐには、どちらか一方を席の正にします。電話で受けた分もその場で同じ台帳に入れる、という手順まで決めて、はじめて塞がります。

取り消しの扱いも先に決めます。フォームから取り消せるようにするのか、電話でだけ受けるのか。取り消しの手段が書いていないと、連絡が付かないまま席が空きます。

当日の予約をフォームで受けるかどうかも判断が要ります。受けるなら、店の側が何分おきに画面を見られるかに合わせて、締め切りの時刻を決めます。見られない時間に届いた予約は、席が無いまま来店につながります。

予約が届いたことを、店の側がどう知るか。メールだけでは、営業中は開きません。音が鳴る形にするのか、閉店後にまとめて見る形にするのか。お店の一日の動きに合わせます。

確認のメールには、店名、日時、人数、席の種類、電話番号、店の場所を入れます。お客様は当日にもう一度このメールを開きます。開いたときに必要なことがそろっていれば、道順の電話は減らせます。

Web予約を入れると電話をやめることになる、と思われることがありますが、逆です。電話しか無い状態だと、営業中の時間帯がまるごと空白になります。足すのは、その空白を埋めるためです。

常連は電話のままで構いません。番号を知っていて、名前を言えば通じる相手に、フォームを埋めさせる必要はありません。足した受け口は、はじめての人と、営業時間外の人が使います。

二重に入って席が重なるのが心配なら、Webで受ける枠を先に決めておきます。全席を開けず、何席かだけをWebに出す形にすれば、台帳は電話の側で持ったまま運べます。

予約の枠は、コースで滞在時間が決まる店と、席の回転で動く店とで切り方が変わります。前者は開始と終了をまとめて押さえ、後者は開始の時刻だけを受けます。

区切りは30分ごとにするか、1時間ごとにするか。細かくするほど埋まり方が読みにくくなり、粗くすると来られない時刻が増えます。ラストオーダーの時刻から逆算して決めます。

同じ時刻に受ける上限は、席の数ではなく、厨房が同時に出せる量で決めます。席が空いていても料理が出ない時刻を開けておくと、当日にお待たせします。

どこまで先の日付を開けるかも決めます。半年先まで開けると、その間に値段や休みが変わったとき、受けた予約と条件が食い違います。

休憩の時間、貸切で埋まっている日、仕込みで受けられない曜日。開いている時間だけを出すと、書いていない時間も空いていると読まれます。閉じている枠も画面に出します。

直前の予約をどこで締めるかも決めます。開店の何時間前までなら席を作れるか、当日は電話だけで受けるか。店の側が画面を見られる時刻に合わせます。

席の種類ごとに受け口を分ける形もあります。カウンター、テーブル、個室で条件が違うなら、ひとつのフォームにまとめず、選んだ先で聞くことを変えます。

臨時の休みは、決まった日にその場で閉じます。後でまとめて閉じる運びにすると、休む日に予約が入っていることに気づかないまま当日を迎えます。